ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 26 марта 2004 г. № 2 ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 марта 2004 г. № 2
Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. № 1098 «О Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь» Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.
Председатель |
В.И.Адамушко |
СОГЛАСОВАНО Министр труда А.П.Морова 22.03.2004 |
|
УТВЕРЖДЕНО Постановление 26.03.2004 № 2 |
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
2. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
ГЛАВА 2
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (Ведамасці Нацыянальнага сходу Рэспублікі Беларусь, 1997 г., № 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
контракт (государственных служащих);
справка-объективка;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
9. В личное дело не включаются:
копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
ГЛАВА 3
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».
11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;
в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
в графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.
14. Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
трудовая деятельность;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
17. Характеристика – официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
название вида документа (характеристика);
имя, отчество, фамилия характеризуемого;
текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя – руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
ГЛАВА 4
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
|
Приложение 1 к Инструкции |
Форма
Внутренняя опись документов личного дела № ___
_____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
№ |
Название и заголовок документа |
Дата документа |
Индекс документа |
Номера листов дела |
Дата включения документа в личное дело |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________________________________________ документов*
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи* ___________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________
*Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.
|
Приложение 2 к Инструкции |
Форма
Личный листок по учету кадров
1. Фамилия _______________________________________________ |
|
Место для фотокар- |
|
|
|
|
|
Наименование учебного заведения и его местонахождение |
Факультет или отделение |
Год поступления |
Год окончания. Если не окончил, то с какого курса ушел |
Какую специальность получил, номер диплома или удостоверения |
|
|
|
|
|
7. Какими языками владеете _____________________________________________________
(владеете свободно, читаете и можете объясняться, читаете со словарем)
8. Ученая степень, ученое звание _________________________________________________
______________________________________________________________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения _____________________________________
______________________________________________________________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей) ____________________________________________________________________
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
Число, месяц и год |
Должность с указанием учреждения, организации, предприятия |
Местонахождение учреждения, организации, предприятия |
|
приема (назначения, избрания), перевода |
увольнения |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.
Местонахождение выборного органа |
Название выборного органа |
В качестве кого избран |
Число, месяц, год |
|
избрания |
выбытия |
|||
|
|
|
|
|
12. Участие в профессиональном союзе ___________________________________________
(членом какого профсоюза состоите, с какого времени)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _____________________
(когда и кем награждены, присвоены)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ___________________________
______________________________________________________________________________
Военно-учетная специальность по действительному названию ________________________
______________________________________________________________________________
15. Семейное положение ________________________________________________________
(перечислить членов семьи с указанием возраста)
______________________________________________________________________________
16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию анкетируемого и нанимателя): __________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
17. Место жительства: __________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Телефон ______________________________________________________________________
Паспорт: серия ________________ № _____________________________________________
Кем выдан ____________________________________________________________________
Дата выдачи __________________________________________________________________
Личный номер ________________________________________________________________
___________________ |
|
__________________ |
(дата заполнения) |
|
(личная подпись) |
(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело)
|
Приложение 3 к Инструкции |
Форма
Дополнение к личному листку по учету кадров
Фамилия _________________ Имя __________________ Отчество _____________________
1. Данные о работе после заполнения личного листка
Должность (с указанием наименования учреждения, организации, предприятия) |
Число, месяц, год |
Распорядительный документ |
||
приема (назначения, избрания), перевода |
увольнения |
о приеме-переводе |
об увольнении |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов)
2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) |
||
Число, месяц, год награждения, присвоения |
Наименование правительственной награды, присвоения ученого, воинского, почетного звания |
Основание записи |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации |
||
Число, месяц, год |
Решение комиссии (квалификационной, аттестационной) |
Основание записи |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.3. Записи о присвоении классов |
||
Число, месяц, год |
Решение комиссии |
Основание записи |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике |
||
Число, месяц, год |
Характер изменения |
Основание записи |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Личное дело проверено (дата) ____________ (подпись) |
Личное дело проверено (дата) ____________ (подпись) |
Личное дело проверено (дата) ____________ (подпись) |
|
Приложение 4 к Инструкции |
Форма
_______________________________________________
(наименование вышестоящей организации
________________________________________________
наименование организации (структурного подразделения)
Личное дело № ___
__________________________
(фамилия, имя, отчество)
Начато _______________
Окончено _____________
На ______ листах.
Хранить ____________
|
Приложение 5 к Инструкции |
Форма
ЖУРНАЛ (КНИГА)
учета личных дел
Номер личного дела |
Фамилия, имя, отчество работника |
Дата постановки на учет |
Отметка о снятии с учета |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
Приложение 6 к Инструкции |
Форма
Контрольная карточка
Личное дело № _________________________
Фамилия ______________________________
Имя __________________________________
Отчество ______________________________
Отметка о выдаче личного дела
Дата выдачи |
Кому выдано |
Расписка в получении |
Номер телефона |
Дата возврата |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 марта 2004 г. № 2
Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. № 1098 «О Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь» Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.
Председатель |
В.И.Адамушко |
СОГЛАСОВАНО Министр труда А.П.Морова 22.03.2004 |
|
УТВЕРЖДЕНО Постановление 26.03.2004 № 2 |
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
2. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
ГЛАВА 2
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (Ведамасці Нацыянальнага сходу Рэспублікі Беларусь, 1997 г., № 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
контракт (государственных служащих);
справка-объективка;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
9. В личное дело не включаются:
копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
ГЛАВА 3
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».
11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;
в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
в графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.
14. Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
трудовая деятельность;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
17. Характеристика – официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
название вида документа (характеристика);
имя, отчество, фамилия характеризуемого;
текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя – руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
ГЛАВА 4
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
|
Приложение 1 к Инструкции |
Форма
Внутренняя опись документов личного дела № ___
_____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
№ |
Название и заголовок документа |
Дата документа |
Индекс документа |
Номера листов дела |
Дата включения документа в личное дело |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________________________________________ документов*
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи* ___________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________
*Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.
|
Приложение 2 к Инструкции |
Форма
Личный листок по учету кадров
1. Фамилия _______________________________________________ |
|
Место для фотокар- |
|
|
|
|
|
Наименование учебного заведения и его местонахождение |
Факультет или отделение |
Год поступления |
Год окончания. Если не окончил, то с какого курса ушел |
Какую специальность получил, номер диплома или удостоверения |
|
|
|
|
|
7. Какими языками владеете _____________________________________________________
(владеете свободно, читаете и можете объясняться, читаете со словарем)
8. Ученая степень, ученое звание _________________________________________________
______________________________________________________________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения _____________________________________
______________________________________________________________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей) ____________________________________________________________________
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
Число, месяц и год |
Должность с указанием учреждения, организации, предприятия |
Местонахождение учреждения, организации, предприятия |
|
приема (назначения, избрания), перевода |
увольнения |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.
Местонахождение выборного органа |
Название выборного органа |
В качестве кого избран |
Число, месяц, год |
|
избрания |
выбытия |
|||
|
|
|
|
|
12. Участие в профессиональном союзе ___________________________________________
(членом какого профсоюза состоите, с какого времени)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _____________________
(когда и кем награждены, присвоены)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ___________________________
______________________________________________________________________________
Военно-учетная специальность по действительному названию ________________________
______________________________________________________________________________
15. Семейное положение ________________________________________________________
(перечислить членов семьи с указанием возраста)
______________________________________________________________________________
16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию анкетируемого и нанимателя): __________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
17. Место жительства: __________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Телефон ______________________________________________________________________
Паспорт: серия ________________ № _____________________________________________
Кем выдан ____________________________________________________________________
Дата выдачи __________________________________________________________________
Личный номер ________________________________________________________________
___________________ |
|
__________________ |
(дата заполнения) |
|
(личная подпись) |
(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело)
|
Приложение 3 к Инструкции |
Форма
Дополнение к личному листку по учету кадров
Фамилия _________________ Имя __________________ Отчество _____________________
1. Данные о работе после заполнения личного листка
Должность (с указанием наименования учреждения, организации, предприятия) |
Число, месяц, год |
Распорядительный документ |
||
приема (назначения, избрания), перевода |
увольнения |
о приеме-переводе |
об увольнении |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов)
2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) |
||
Число, месяц, год награждения, присвоения |
Наименование правительственной награды, присвоения ученого, воинского, почетного звания |
Основание записи |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации |
||
Число, месяц, год |
Решение комиссии (квалификационной, аттестационной) |
Основание записи |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.3. Записи о присвоении классов |
||
Число, месяц, год |
Решение комиссии |
Основание записи |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике |
||
Число, месяц, год |
Характер изменения |
Основание записи |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Личное дело проверено (дата) ____________ (подпись) |
Личное дело проверено (дата) ____________ (подпись) |
Личное дело проверено (дата) ____________ (подпись) |
|
Приложение 4 к Инструкции |
Форма
_______________________________________________
(наименование вышестоящей организации
________________________________________________
наименование организации (структурного подразделения)
Личное дело № ___
__________________________
(фамилия, имя, отчество)
Начато _______________
Окончено _____________
На ______ листах.
Хранить ____________
|
Приложение 5 к Инструкции |
Форма
ЖУРНАЛ (КНИГА)
учета личных дел
Номер личного дела |
Фамилия, имя, отчество работника |
Дата постановки на учет |
Отметка о снятии с учета |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
Приложение 6 к Инструкции |
Форма
Контрольная карточка
Личное дело № _________________________
Фамилия ______________________________
Имя __________________________________
Отчество ______________________________
Отметка о выдаче личного дела
Дата выдачи |
Кому выдано |
Расписка в получении |
Номер телефона |
Дата возврата |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
Скачивание заказа
Новости
Записей не найдено.